Ngày 13/9/2023, Công ty TNHH Nguyễn Hồng chính thức khởi động dự án ERP cùng IZISolution, hướng tới quản trị nhân sự trên ERP thay vì các công cụ rời rạc. Trong đó, phân hệ quản trị nhân sự iziHRM đảm nhận việc số hóa toàn bộ vòng đời nhân sự, từ tuyển dụng, hồ sơ, đơn từ đến chấm công và tính lương, đồng thời kết nối trực tiếp với kế toán, bán hàng và kho vận trên cùng một nền tảng.
Giới thiệu Công ty TNHH Nguyễn Hồng
Thành lập năm 2002, Công ty TNHH Nguyễn Hồng kinh doanh các mặt hàng thực phẩm, quà tặng lưu niệm và mỹ phẩm nhập khẩu từ Liên bang Nga. Từ năm 2004, công ty tự sản xuất phô mai hun khói Solse trên dây chuyền thiết bị chuyên dụng nhập khẩu 100%, mang hương vị phô mai dây hun khói truyền thống của Nga đến người tiêu dùng Việt Nam.
Mô hình vừa sản xuất vừa phân phối khiến Nguyễn Hồng có cơ cấu nhân sự đa dạng: công nhân vận hành dây chuyền tại xưởng, đội ngũ kinh doanh và phân phối, cùng khối văn phòng. Khi quy mô tăng, việc quản lý con người bằng giấy tờ và bảng tính rời rạc trở thành điểm nghẽn cần giải quyết.
Bài toán quản trị nhân sự của doanh nghiệp vừa sản xuất vừa phân phối
Doanh nghiệp có mô hình như Nguyễn Hồng thường đối mặt với bốn thách thức nhân sự chính:
- Chấm công theo ca phức tạp: công nhân nhà máy làm theo ca kíp, tăng ca theo mùa vụ, trong khi khối văn phòng và kinh doanh làm giờ hành chính. Tổng hợp công thủ công dễ sai và mất nhiều ngày mỗi kỳ lương.
- Tính lương nhiều thành phần: lương sản phẩm, phụ cấp ca, tăng ca, thưởng doanh số, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân được tính trên nhiều file khác nhau, khó đối chiếu.
- Đơn từ trên giấy: đơn nghỉ phép, đi muộn, công tác phải chuyển tay qua nhiều cấp, dễ thất lạc và chậm phê duyệt, đặc biệt với nhân sự làm việc ngoài văn phòng.
- Hồ sơ nhân viên phân tán: thông tin hợp đồng, quá trình công tác, đào tạo nằm rải rác ở nhiều nơi, khiến ban lãnh đạo khó có số liệu nhân sự tức thời để ra quyết định.
Vì sao nên quản trị nhân sự trên ERP thay vì phần mềm riêng lẻ?
Nguyễn Hồng không chọn một phần mềm nhân sự đứng riêng lẻ mà xây dựng hệ thống ERP tổng thể. Lý do là dữ liệu nhân sự gắn chặt với các bộ phận khác: chi phí lương cần hạch toán vào kế toán, thưởng của đội kinh doanh phụ thuộc số liệu bán hàng, còn ca kíp nhà máy đi theo kế hoạch sản xuất. Khi phần mềm quản trị nhân sự iziHRM chạy chung nền tảng ERPViet, các dữ liệu này được dùng chung, không phải nhập lại ở từng phòng ban.
Bên cạnh đó, IZISolution có kinh nghiệm triển khai ERP cho nhiều doanh nghiệp sản xuất và phân phối tại Việt Nam như Bia Hạ Long, Xe đạp Thống Nhất hay Kangaroo. Đội ngũ tư vấn hiểu đặc thù ca kíp nhà máy và cơ chế lương theo doanh số của khối kinh doanh, nên có thể cấu hình hệ thống sát với thực tế vận hành của Nguyễn Hồng.
Vai trò của iziHRM trong tổng thể dự án ERP tại Nguyễn Hồng
Dự án ERP tại Nguyễn Hồng có thời gian triển khai dự kiến 7 tháng, gồm bốn nhóm nghiệp vụ: quản lý cung ứng và kho vận; quản lý kế toán và tài chính; quản lý phân phối và bán hàng (hệ thống DMS và module Bán hàng); quản lý nhân sự. Trong đó, phân hệ quản trị nhân sự iziHRM gồm bốn mảng chính dưới đây.
1. Phân hệ Tuyển dụng
Toàn bộ quy trình tuyển dụng được quản lý tập trung, từ đăng tin, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, sắp lịch phỏng vấn đến đánh giá và gửi thư mời nhận việc. Bộ phận nhân sự theo dõi được trạng thái từng vị trí, đặc biệt hữu ích khi cần tuyển nhanh lao động thời vụ cho nhà máy vào mùa cao điểm.
2. Phân hệ Hồ sơ nhân sự
Mỗi nhân viên có một hồ sơ điện tử duy nhất, lưu thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình công tác, khen thưởng và kỷ luật. Hệ thống tự nhắc khi hợp đồng sắp hết hạn, giúp quản lý hồ sơ nhân viên chủ động thay vì chờ đến khi phát sinh vấn đề.
3. Phân hệ Đơn từ
Đơn nghỉ phép, đi muộn về sớm, công tác hay tăng ca được tạo và phê duyệt trực tuyến theo đúng phân cấp của Nguyễn Hồng. Quản lý đơn từ online giúp rút ngắn thời gian duyệt, đồng thời kết quả phê duyệt được cập nhật thẳng vào bảng công, không cần nhập lại.
4. Phân hệ Chấm công và tính lương
Dữ liệu chấm công từ máy chấm công được đồng bộ về iziHRM, kết hợp với lịch ca và đơn từ đã duyệt để ra bảng công chính xác. Phần mềm chấm công tính lương cho phép cấu hình công thức theo từng nhóm nhân sự: lương ca và tăng ca cho công nhân, lương cứng cộng thưởng doanh số cho khối kinh doanh, cùng các khoản bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành.
Lộ trình triển khai dự án
IZISolution triển khai phân hệ nhân sự theo phương pháp từng bước, song song với các phân hệ khác của dự án ERP:
- Khảo sát và phân tích: làm việc với từng phòng ban để ghi nhận quy trình nhân sự hiện tại, cơ chế ca kíp và các thành phần lương.
- Thiết kế và cấu hình: dựng sơ đồ tổ chức, phân cấp phê duyệt, lịch ca, công thức lương trên iziHRM.
- Chuyển đổi dữ liệu: đưa hồ sơ nhân viên, hợp đồng và số dư phép từ file cũ lên hệ thống.
- Đào tạo người dùng: hướng dẫn bộ phận nhân sự, quản lý các cấp và nhân viên sử dụng đơn từ trực tuyến.
- Chạy song song và nghiệm thu: chạy song song kỳ lương trên hệ thống mới và cách làm cũ để đối chiếu trước khi vận hành chính thức.
Dự án ERP tại Công ty TNHH Nguyễn Hồng cho thấy nhân sự không nên là một hệ thống tách rời. Với mô hình vừa sản xuất vừa phân phối, dữ liệu chấm công, lương và đơn từ liên quan trực tiếp đến kế toán, bán hàng và kế hoạch sản xuất. Đưa toàn bộ vào một nền tảng chung giúp doanh nghiệp giảm nhập liệu trùng lặp và có số liệu nhân sự kịp thời để ra quyết định.
Bắt đầu số hóa quản trị nhân sự cùng IZISolution
Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang gặp khó với chấm công theo ca, tính lương nhiều thành phần hay đơn từ giấy, hãy tham khảo phần mềm quản trị nhân sự iziHRM hoặc xem thêm các dự án tiêu biểu của IZISolution.
Đăng ký tư vấn và demo iziHRM miễn phí