HRM ERP là gì? 2 mô hình triển khai và cách chọn theo quy mô

I. HRM, ERP và HRM ERP là gì?

1. Phần mềm HRM là gì?

HRM (Human Resource Management) là phần mềm quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp số hóa các nghiệp vụ liên quan đến con người: hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, chấm công, tính lương, bảo hiểm, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc. Trong thực tế, bạn sẽ gặp nhiều cách gọi cho cùng một loại giải pháp này: phần mềm HRM, phần mềm quản lý nhân sự HRM, hệ thống HRM hay phần mềm HR. Dù tên gọi khác nhau, điểm chung là một nơi tập trung để quản lý toàn bộ vòng đời của người lao động, từ lúc tuyển dụng đến khi nghỉ việc.

2. ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP gom các nghiệp vụ cốt lõi như tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, kho và sản xuất vào cùng một nền tảng với một cơ sở dữ liệu chung, để các bộ phận làm việc trên cùng một nguồn số liệu thay vì mỗi nơi giữ một bảng tính riêng.

3. HRM ERP là gì?

Cụm “HRM ERP” thường được hiểu theo hai cách:

• Cách 1: phân hệ quản lý nhân sự nằm ngay bên trong hệ thống ERP.
• Cách 2: một hệ thống HRM chuyên sâu, được kết nối dữ liệu với ERP.

Cả hai cách đều hướng đến cùng một mục tiêu: dữ liệu nhân sự và dữ liệu vận hành, tài chính của doanh nghiệp chảy trên cùng một dòng, không phải nhập đi nhập lại ở nhiều nơi. Điểm khác nhau nằm ở độ sâu nghiệp vụ nhân sự, cách triển khai và chi phí. Hai cách này chính là hai mô hình mà bài viết phân tích ở mục II.

4. HRM và ERP khác nhau thế nào?

II. Hai mô hình triển khai HRM ERP

1. Mô hình 1: HRM là phân hệ nằm trong ERP

Theo mô hình này, doanh nghiệp dùng phân hệ nhân sự có sẵn của chính phần mềm ERP đang triển khai.

Ưu điểm:

• Một nền tảng, một nhà cung cấp, một đầu mối hỗ trợ.
• Dữ liệu dùng chung ngay từ đầu, ít phải thiết kế điểm kết nối.
• Thuận tiện khi doanh nghiệp triển khai ERP trọn gói trong một dự án.

Hạn chế cần cân nhắc:

• Độ sâu nghiệp vụ nhân sự có thể không đủ khi doanh nghiệp có cách tính lương, chế độ bảo hiểm hoặc quy trình đánh giá phức tạp.
• Tiến độ và khả năng tùy chỉnh phân hệ nhân sự thường gắn với lộ trình chung của ERP.

2. Mô hình 2: HRM chuyên sâu kết nối với ERP

Theo mô hình này, doanh nghiệp dùng một hệ thống HRM chuyên về nhân sự, rồi kết nối dữ liệu cần thiết sang ERP.

Ưu điểm:

• Nghiệp vụ nhân sự đi sâu hơn: hồ sơ, hợp đồng, biến động nhân sự, bảo hiểm, chấm công, tính lương, đào tạo, quản lý mục tiêu.
• Có thể triển khai độc lập, chọn thời điểm phù hợp với phòng nhân sự mà không phụ thuộc tiến độ ERP.
• Dễ mở rộng thêm phân hệ nhân sự theo từng giai đoạn.

Hạn chế cần cân nhắc:

• Cần xác định rõ dữ liệu nào đồng bộ sang ERP, theo chiều nào, vào thời điểm nào.
• Cần nhà cung cấp có kinh nghiệm tích hợp, nếu không dễ phát sinh nhập liệu hai lần.

3. Bảng so sánh hai mô hình

Lưu ý: dù chọn mô hình nào, tiêu chí cuối cùng vẫn là một dòng dữ liệu nhất quán. Một mô hình “có sẵn trong ERP” nhưng dữ liệu nhân sự không đủ dùng thì vẫn buộc phòng nhân sự quay lại bảng tính. Ngược lại, một HRM tốt nhưng kết nối kém cũng tạo ra những hòn đảo dữ liệu.

III. Dữ liệu nhân sự đi qua hệ thống như thế nào?

Để thấy vì sao chuyện kết nối quan trọng, hãy xem dữ liệu nhân sự di chuyển ra sao trong một chu kỳ vận hành:

1. Hồ sơ và hợp đồng: thông tin nhân viên, hợp đồng lao động, vị trí trong cơ cấu tổ chức.
2. Chấm công: dữ liệu từ máy chấm công, đơn từ nghỉ phép, tăng ca, công tác.
3. Bảng công: tổng hợp công theo kỳ, sau khi các đơn từ được phê duyệt.
4. Tính lương, thuế, bảo hiểm: tính theo cấu trúc lương, các khoản giảm trừ, người phụ thuộc và mức đóng bảo hiểm.
5. Chi phí nhân sự: tổng hợp chi phí lương, phụ cấp, bảo hiểm theo phòng ban hoặc đơn vị.
6. Báo cáo và hạch toán: số liệu chuyển sang kế toán, báo cáo quản trị cho lãnh đạo.

Nếu hai hệ thống không nói chuyện được với nhau, mỗi bước chuyển giao là một điểm có thể sai lệch. Ví dụ, khi một nhân viên được điều chuyển sang phòng ban khác mà chỉ HRM được cập nhật, chi phí lương trên hệ thống tài chính có thể vẫn ghi vào bộ phận cũ, dẫn đến báo cáo chi phí theo bộ phận bị lệch.

iziHRM bao phủ gần như toàn bộ chuỗi này trên cùng một hệ thống: quản lý tổ chức, hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, biến động nhân sự, bảo hiểm, đơn từ và phê duyệt, chấm công tích hợp máy chấm công, tính lương tự động theo cấu trúc lương và báo cáo thống kê.

IV. Cách chọn mô hình theo quy mô và ngành

Không có ngưỡng cứng cho mọi doanh nghiệp. Bảng dưới đây là gợi ý để bạn bắt đầu cân nhắc.

Năm câu hỏi tự kiểm tra

Trả lời “có” cho từ ba câu trở lên thường là dấu hiệu bạn nên nghiêng về Mô hình 2:

1. Doanh nghiệp có nhiều loại hợp đồng, nhiều đơn vị hoặc nhiều địa điểm làm việc không?
2. Cách tính lương có nhiều khoản phụ cấp, thưởng hoặc điều kiện riêng không?
3. Phòng nhân sự có đang mất nhiều thời gian đối chiếu công, lương và bảo hiểm thủ công không?
4. Ban lãnh đạo có cần báo cáo nhân sự chi tiết theo từng đơn vị, từng cấp quản lý không?
5. Doanh nghiệp muốn triển khai nhân sự theo từng giai đoạn, không phụ thuộc tiến độ dự án ERP không?

V. Đặc thù Việt Nam mà phần mềm HRM cần xử lý

Khi chọn phần mềm HRM, đừng chỉ nhìn danh sách tính năng mà hãy kiểm tra giải pháp có xử lý đúng đặc thù nhân sự tại Việt Nam hay không:

• Hợp đồng lao động: theo dõi loại hợp đồng, thời hạn và cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn.
• Bảo hiểm xã hội: báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng theo biến động của người lao động.
• Thuế thu nhập cá nhân: tính thuế theo cấu trúc lương, xét các khoản giảm trừ và người phụ thuộc.
• Biến động nhân sự: luân chuyển, điều chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm cần được ghi nhận và truy vết.

Quy định về lao động, bảo hiểm và thuế có thể được điều chỉnh theo thời gian. Vì vậy, ngoài tính năng, bạn nên hỏi nhà cung cấp về cách cập nhật khi quy định thay đổi.

VI. 6 tiêu chí chọn phần mềm HRM trong bối cảnh có ERP

1. Phạm vi phân hệ: có đủ các phân hệ cốt lõi (tổ chức, hồ sơ, hợp đồng, chấm công, lương, bảo hiểm) và có thể thêm đào tạo, quản lý mục tiêu khi cần.
2. Khả năng kết nối: dữ liệu nào đồng bộ với ERP, đồng bộ theo chiều nào, tự động hay thủ công.
3. Cấu hình lương và bảo hiểm: có cấu hình được cấu trúc lương, thuế, người phụ thuộc, mức đóng bảo hiểm theo thực tế doanh nghiệp.
4. Triển khai theo giai đoạn: có thể bắt đầu từ vài phân hệ rồi mở rộng, tránh dự án quá lớn ngay từ đầu.
5. Phân quyền và báo cáo: báo cáo theo từng cấp quản lý, từng đơn vị, có bảng điều khiển cho lãnh đạo.
6. Hỗ trợ sau triển khai: đội ngũ hỗ trợ, đào tạo người dùng, cập nhật khi quy định thay đổi.

Checklist 5 câu hỏi cho nhà cung cấp

1. Những dữ liệu nào được đồng bộ sang ERP, theo chiều nào và với tần suất nào?
2. Khi quy định về lao động, bảo hiểm hoặc thuế thay đổi, ai là người cập nhật và khi nào?
3. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một vài phân hệ rồi mở rộng dần không?
4. Dữ liệu hiện có (hồ sơ, hợp đồng, công, lương) được đưa vào hệ thống bằng cách nào?
5. Nếu sau này đổi ERP hoặc thêm phân hệ, các điểm kết nối có phải làm lại không?

Nếu bạn muốn tham khảo thêm các giải pháp trên thị trường, xem bài Top 10 phần mềm quản lý nhân sự HRM phổ biến hiện nay.

VII. iziHRM: hệ thống HRM chuyên sâu trong hệ sinh thái IZISolution

iziHRM là hệ thống phần mềm quản trị nhân sự do Công ty TNHH IZISolution phát triển và đạt giải Sao Khuê 2024.

1. Các phân hệ chính

• Quản lý tổ chức, tuyển dụng theo định biên.
• Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động (cảnh báo hết hạn).
• Biến động nhân sự: luân chuyển, điều chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm.
• Quản lý bảo hiểm: báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng.
• Đơn từ và phê duyệt; chấm công tích hợp máy chấm công.
• Tính lương tự động theo cấu trúc lương, bao gồm thuế, bảo hiểm xã hội, người phụ thuộc.
• Đào tạo; quản lý mục tiêu theo MBO, KPI, OKR, BSC.
• Báo cáo thống kê, bảng điều khiển và ứng dụng di động.

2. Điểm khác biệt

• Một dòng dữ liệu: thông tin nhập một lần, dùng xuyên suốt các phân hệ.
• Mở rộng theo phân hệ: triển khai theo từng giai đoạn, thêm phân hệ khi doanh nghiệp cần.
• Báo cáo thời gian thực, nhiều tầng cho lãnh đạo, quản lý và nhân sự.
• Am hiểu quy định Việt Nam về lao động, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân.
• Nằm trong hệ sinh thái cùng ERPViet của IZISolution, thuận lợi khi doanh nghiệp muốn quản trị đồng bộ nhân sự, tài chính và vận hành.

3. iziHRM phù hợp với ai?

iziHRM hướng đến tập đoàn, tổng công ty, nhà máy sản xuất từ khoảng 1.000 lao động và doanh nghiệp vừa từ khoảng 200 nhân sự trong các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, bán lẻ, du lịch. Theo thông tin trên website iziHRM, giải pháp đang được hơn 20 doanh nghiệp sử dụng với hơn 5.000 nhân sự, trong đó có các đơn vị như Nguyên Hồng, SHN, Chứng khoán An Bình, Thống Nhất, Geleximco, NESTA, Nhiệt điện Thăng Long và Hòa Bình Group.

Bạn đang cân nhắc giữa hai mô hình HRM ERP? Đăng ký demo miễn phí để xem iziHRM xử lý hồ sơ, chấm công, lương và báo cáo với dữ liệu thực tế của doanh nghiệp bạn. Buổi demo kéo dài khoảng 45 phút, đội ngũ sẽ gọi lại trong 24 giờ làm việc.