Cách quản lý đội sale hiệu quả: Chấm công, tuyến bán hàng, KPI

I. Vì sao quản lý đội sale thị trường khó?

Với nhân viên văn phòng, người quản lý nhìn thấy họ đi làm, họp và xử lý công việc mỗi ngày. Với đội sale thị trường, hầu hết thời gian làm việc diễn ra bên ngoài: ở điểm bán, tại văn phòng khách hàng hoặc trên đường di chuyển. Dữ liệu về công việc của họ thường nằm rải rác trong tin nhắn, bảng tính và sổ tay, đến cuối tháng mới được gom lại. Khi số liệu đến chậm, người quản lý chỉ biết đội có đạt chỉ tiêu hay không, mà không còn kịp sửa.

Quản lý đội ngũ sale hiệu quả gồm những gì?

Bài toán quản lý đội ngũ sale có hai nửa. Nửa thứ nhất là quản lý khách hàng: khách nào, đang ở bước nào, ai phụ trách. Đây là việc của CRM hoặc phần mềm quản lý phân phối. Nửa thứ hai là quản lý con người: nhân viên làm việc thế nào, được giao mục tiêu gì, được trả ra sao và có ở lại lâu dài hay không. Bài viết này tập trung vào nửa thứ hai, vì đây là phần nhiều doanh nghiệp bỏ ngỏ khi quản lý đội sales.

Ba trụ cột dưới đây là cách thu gọn nửa thứ hai thành những việc cụ thể:

Cả ba phải chạy trên cùng một dòng dữ liệu. Nếu công nằm một nơi, tuyến nằm một nơi, KPI nằm một nơi, người quản lý sẽ mất nhiều thời gian đối chiếu hơn là điều hành.

II. Trụ cột 1: Chấm công cho nhân viên thị trường

1. Vì sao chấm công cho sale thị trường khác nhân viên văn phòng?

Nhân viên thị trường không có một địa điểm làm việc cố định. Nếu áp dụng nguyên cách chấm công của văn phòng, doanh nghiệp sẽ gặp một trong hai tình huống: tranh cãi về ngày công vì nhân viên đang ở ngoài, hoặc bỏ qua chấm công và để mọi thứ dựa vào niềm tin. Cả hai đều dẫn đến lương thưởng thiếu minh bạch.

2. Năm nguyên tắc chấm công cho đội sale thị trường

1. Phân loại ngày làm việc rõ ràng: ngày đi tuyến, ngày họp hoặc làm việc tại văn phòng, ngày công tác, ngày nghỉ phép. Mỗi loại có cách ghi nhận công riêng.
2. Có điểm chốt cố định: ví dụ buổi họp đầu tuần hoặc đầu ca tại văn phòng, nơi có thể chấm công bằng máy chấm công.
3. Đơn từ đi qua phê duyệt trực tuyến: nghỉ phép, công tác, làm thêm giờ đều được gửi và duyệt trên hệ thống, không xử lý qua tin nhắn.
4. Đối chiếu công với kết quả công việc: so ngày công với lịch tuyến và số lượt viếng thăm. Nếu có chênh lệch bất thường, hãy trao đổi với nhân viên thay vì kết luận vội.
5. Chốt công theo kỳ trên một nguồn dữ liệu duy nhất: để bảng lương không bị tranh cãi về số liệu đầu vào.

Mục đích của chấm công không phải để giám sát từng phút, mà để lương thưởng dựa trên cùng một thước đo cho cả đội.

3. Dữ liệu chấm công nối với lương

Dữ liệu công là đầu vào của bảng lương: lương theo cấu trúc lương của doanh nghiệp, phụ cấp, các khoản khấu trừ và những khoản thưởng theo quy chế. Khi chấm công, đơn từ và lương nằm trên cùng một hệ thống, bộ phận nhân sự không phải nhập lại số liệu, và nhân viên sale xem được công của mình một cách rõ ràng.

III. Trụ cột 2: Tuyến bán hàng

1. Tuyến bán hàng là gì?

Tuyến bán hàng là kế hoạch đi thị trường của mỗi nhân viên: địa bàn phụ trách, danh sách điểm bán hoặc khách hàng, và lịch viếng thăm theo từng ngày, từng tuần. Tuyến tốt giúp mỗi người biết rõ hôm nay đi đâu, còn người quản lý biết ai đang phủ khu vực nào.

2. Cách xây dựng tuyến bán hàng

1. Gom danh sách khách hàng, điểm bán và phân nhóm theo giá trị, ví dụ nhóm A, B, C.
2. Đặt tần suất viếng thăm theo nhóm: nhóm giá trị cao thường được viếng thăm thường xuyên hơn.
3. Chia địa bàn hợp lý: cân bằng thời gian di chuyển, tránh hai nhân viên cùng phụ trách một điểm.
4. Lập lịch tuyến theo tuần và gửi trước cho nhân viên để họ chủ động chuẩn bị.
5. Rà soát tuyến định kỳ, đặc biệt khi có điểm bán mới, điểm đóng cửa hoặc nhân sự thay đổi.

3. Các chỉ số kiểm soát tuyến

Việc ghi nhận lượt viếng thăm, đơn hàng và thông tin khách thường do phần mềm CRM hoặc DMS đảm nhận. Điều quan trọng là kết quả viếng thăm phải đổ về cùng nơi theo dõi KPI, nếu không người quản lý sẽ phải tổng hợp thủ công mỗi cuối tháng.

IV. Trụ cột 3: KPI cho đội sale

1. Kết hợp KPI cá nhân và KPI đội

Chỉ dùng KPI cá nhân dễ dẫn đến cạnh tranh nội bộ không lành mạnh, như tranh khách hàng hoặc giấu thông tin. Vì vậy, bên cạnh KPI từng người, hãy đặt thêm KPI chung của đội để mọi người cùng chịu trách nhiệm về kết quả tập thể.

2. Chỉ số dẫn dắt và chỉ số kết quả

Nếu chỉ nhìn chỉ số kết quả, bạn chỉ phát hiện vấn đề khi đã hết kỳ. Chỉ số dẫn dắt cho phép trưởng nhóm điều chỉnh ngay trong tuần.

3. Đặt mục tiêu ba mức

Nhiều bài hướng dẫn khuyên đặt mục tiêu khó đạt, trong khi một số khác cảnh báo mục tiêu quá cao làm đội mất động lực. Cách dung hòa là chia mục tiêu thành ba mức:

• Mức tối thiểu: ngưỡng bảo đảm hoạt động ổn định, đạt được thì không bị coi là thiếu hiệu quả.
• Mức mục tiêu: mức kỳ vọng thực tế mà phần lớn đội có thể đạt nếu làm đúng kế hoạch.
• Mức thử thách: mức cao dành cho người muốn vượt trội, gắn với ghi nhận hoặc thưởng thêm.

Cách chia này giúp người mới có điểm bắt đầu, còn người giỏi vẫn có đích để vươn tới.

4. Bảng KPI mẫu

Bảng trên chỉ là ví dụ, doanh nghiệp cần điều chỉnh theo ngành hàng, mô hình bán và chu kỳ bán.

5. MBO và OKR áp dụng cho đội sale thế nào?

MBO (quản trị theo mục tiêu) là cách cấp trên và nhân viên cùng thống nhất mục tiêu, gắn mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức. OKR chia mục tiêu thành mục tiêu lớn và các kết quả then chốt đo được. Với đội sale, hai cách này giúp mỗi nhân viên thấy rõ phần việc của mình đóng góp thế nào vào doanh số của công ty, thay vì chỉ nhận một con số được giao từ trên xuống.

V. Nhịp quản trị cho đội sale

Có đầy đủ ba trụ cột vẫn chưa đủ nếu thiếu nhịp điều hành đều đặn. Gợi ý một nhịp cơ bản:

Nguyên tắc quan trọng: số liệu phải có sẵn trước buổi họp. Một cuộc họp mà trưởng nhóm đọc lại báo cáo cho cả đội nghe là cuộc họp lãng phí thời gian. Họp để quyết định và hỗ trợ, không phải để thu thập số liệu.

VI. Cách quản lý nhân viên thị trường: thử việc, đãi ngộ và giữ người

Ba trụ cột chỉ phát huy khi nhân viên đủ năng lực và có động lực để thực hiện. Một số việc nên làm:

• Thử việc có kế hoạch: nhân viên mới cần được hướng dẫn, đánh giá và hỗ trợ xuyên suốt, thay vì phải tự xoay xở rồi mất phương hướng và nghỉ sớm.
• Đào tạo trước khi giao KPI: giao chỉ tiêu mà không dạy cách đạt là sai lầm rất phổ biến.
• Khung bậc lương gắn kết quả: ai muốn đạt mức thu nhập nào cần biết rõ phải đạt kết quả gì.
• Ghi nhận kịp thời: khen và ghi nhận đúng lúc có tác dụng lớn đến động lực.
• Coaching sau mỗi kỳ đánh giá: dựa trên kết quả KPI, trưởng nhóm lập kế hoạch kèm cặp riêng cho từng người.
• Theo dõi tỷ lệ nghỉ việc: tỷ lệ nghỉ việc cao thường là tín hiệu của vấn đề trong cách quản lý hoặc chính sách đãi ngộ.

VII. Phần mềm quản lý nhân viên thị trường: cần những lớp công cụ nào?

Khi tìm phần mềm quản lý nhân viên thị trường, nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào một loại công cụ. Thực tế có ba lớp, và mỗi lớp giải quyết một nhóm việc khác nhau:

Sáu tiêu chí chọn phần mềm

1. Kết nối dữ liệu: các lớp công cụ có đồng bộ với nhau không, theo chiều nào.
2. Theo dõi KPI nhiều cấp: từ cá nhân, nhóm đến toàn công ty.
3. Chấm công linh hoạt: xử lý được ngày đi tuyến, công tác, làm thêm giờ, đơn từ.
4. Lương theo quy chế của doanh nghiệp: cấu hình được cấu trúc lương và các khoản thưởng.
5. Báo cáo nhiều tầng: để trưởng nhóm, giám đốc kinh doanh và nhân sự cùng xem một nguồn số liệu.
6. Triển khai theo giai đoạn: có thể bắt đầu từ những phân hệ cấp thiết rồi mở rộng.

Khi nào Excel hết đủ dùng?

Excel phù hợp khi đội còn nhỏ và quy chế đơn giản. Khi đội tăng lên, nhiều người cùng sửa một file, số liệu đến muộn, khó đối chiếu công với lương và KPI, thì chi phí quản lý bằng bảng tính bắt đầu lớn hơn chi phí dùng phần mềm.

Chọn cách quản lý theo quy mô đội

VIII. Năm sai lầm thường gặp khi quản lý đội sale

1. Giao KPI nhưng không đào tạo cách thực hiện. Nhân viên biết đích nhưng không biết đường đi.
2. Chỉ nhìn kết quả cuối kỳ. Khi phát hiện đội tụt lại thì đã hết thời gian sửa.
3. Đặt KPI quá khó hoặc quá dễ. Quá khó làm mất động lực, quá dễ làm mất sức bật.
4. Dữ liệu nằm ở nhiều nơi. Công, tuyến, KPI và lương mỗi thứ một file khiến việc đối chiếu tốn thời gian và dễ sai.
5. Kiểm soát quá sâu vào cách làm. Nên cho nhân viên tự chủ trong phạm vi trách nhiệm, tập trung kiểm soát kết quả và quy trình then chốt.

IX. iziHRM hỗ trợ quản lý đội sale như thế nào?

iziHRM là hệ thống phần mềm quản trị nhân sự do Công ty TNHH IZISolution phát triển, đạt giải Sao Khuê 2024. Với đội sale, iziHRM đảm nhận lớp quản trị con người, còn phần quản lý khách hàng và tuyến thường do phần mềm CRM hoặc DMS chuyên biệt xử lý. Các phân hệ liên quan đến đội sale gồm:

• Quản lý mục tiêu: hỗ trợ các phương pháp MBO, KPI, OKR và BSC để giao mục tiêu từ công ty xuống từng nhân viên.
• Chấm công: tích hợp máy chấm công, cùng đơn từ và quy trình phê duyệt trực tuyến.
• Tính lương tự động theo cấu trúc lương, bao gồm thuế, bảo hiểm xã hội và người phụ thuộc.
• Đào tạo và hợp đồng lao động (có cảnh báo hết hạn), phục vụ khâu thử việc và phát triển nhân viên.
• Báo cáo, thống kê và bảng điều khiển cho lãnh đạo; có ứng dụng di động.

Điểm khác biệt của iziHRM là một dòng dữ liệu xuyên suốt các phân hệ: thông tin nhập một lần, dùng cho hồ sơ, chấm công, lương và báo cáo. Doanh nghiệp có thể mở rộng theo phân hệ, triển khai từng giai đoạn, và iziHRM nằm trong hệ sinh thái cùng ERPViet của IZISolution.

Bạn muốn xem cách iziHRM giúp theo dõi công, KPI và lương cho đội sale? Đăng ký demo miễn phí, buổi demo kéo dài khoảng 45 phút và đội ngũ sẽ gọi lại trong 24 giờ làm việc.

Đăng ký demo iziHRM miễn phí

Nếu bạn đang so sánh các giải pháp, có thể xem thêm bài: Top 10 phần mềm quản lý nhân sự HRM phổ biến hiện nay.

X. Câu hỏi thường gặp

1. Cách quản lý đội sale hiệu quả bắt đầu từ đâu?

Hãy bắt đầu từ việc thống nhất ba thứ: cách ghi nhận công, kế hoạch tuyến và hệ thống KPI. Khi ba thứ này rõ ràng và dùng chung một nguồn số liệu, các việc như họp, đánh giá và đãi ngộ mới có cơ sở.

2. Một trưởng nhóm nên quản lý bao nhiêu nhân viên sale?

Không có con số cố định cho mọi doanh nghiệp. Đội càng nhỏ thì trưởng nhóm càng có thể kèm cặp trực tiếp; đội càng lớn thì càng cần chia thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm có trưởng nhóm chịu trách nhiệm kết quả.

3. Quản lý nhân viên thị trường bằng gì ngoài Excel?

Doanh nghiệp thường kết hợp CRM hoặc DMS cho khách hàng và tuyến với phần mềm HRM cho chấm công, KPI và lương. Điều quan trọng là dữ liệu giữa hai lớp được kết nối thay vì nhập lại.

4. KPI nào nên dùng cho đội sale?

Nên kết hợp chỉ số kết quả như doanh số, tỷ lệ chốt đơn với chỉ số dẫn dắt như số lượt viếng thăm, số khách hàng mới. Số lượng KPI nên vừa đủ để nhân viên nhớ và tập trung được.

5. Có cần CRM nếu đã có phần mềm nhân sự không?

Hai loại phần mềm giải quyết hai bài toán khác nhau: CRM quản lý khách hàng và quy trình bán hàng, phần mềm nhân sự quản lý con người, công, lương và mục tiêu. Doanh nghiệp có đội sale thị trường thường cần cả hai, và nên chọn giải pháp có khả năng kết nối.

6. Làm sao giảm tỷ lệ nghỉ việc trong đội sale?

Bắt đầu từ thử việc có kế hoạch, đào tạo bài bản, mục tiêu hợp lý, cách tính thu nhập minh bạch và coaching đều đặn. Theo dõi tỷ lệ nghỉ việc theo từng nhóm để biết vấn đề nằm ở đâu.

XI. Kết luận

Cách quản lý đội sale hiệu quả không nằm ở một mẹo riêng lẻ mà ở việc xây được ba trụ cột chạy trên cùng một dòng dữ liệu: chấm công minh bạch, tuyến bán hàng rõ ràng và KPI có chỉ số dẫn dắt. Thêm nhịp họp đều đặn, thử việc và đãi ngộ đúng cách, đội sale thị trường sẽ vận hành ổn định hơn và người quản lý có đủ số liệu để quyết định kịp thời. Khi chọn phần mềm quản lý nhân viên thị trường, hãy xem xét đủ các lớp công cụ và khả năng kết nối giữa chúng.

Bạn muốn xem iziHRM xử lý chấm công, KPI và lương cho đội sale của mình?